Обо мнеОтзывыКонтакты
Система Orphus

Избранные темы
Новинки в моих статьях
Популярное в «Мои статьи»
Новые темы форума
Популярное на форуме
Голосование
Управление: Как обеспечить надёжность взаимодействия подразделений. Версия в формате PDF Версия для печати Отправить на e-mail
Просмотров: 8034

 Александр Вакуров   

Девятая статья "Офисного цикла"

 

Специально для руководителей. Инструкция по обеспечению процессов в управляемой Вами системе. Годится как для подготовки (обеспечения надёжности) новых будущих событий, систем и процессов ("с нуля"), так и для проверки, пересмотра и перестраивания (улучшения, наладки) старых, текущих процессов на предприятии и в любых партнёрских системах (как одно-, так и многоуровневых).

 

Вопрос взаимодействия подразделений друг с другом – это один из основных вопросов. Идеи наверху могут быть замечательными, но исполнители могут испортить любое воплощение этих идей.

 

 

Поэтому в самом начале необходимо уделить особое внимание именно вопросам взаимодействия. Это вопросы выработки технологий взаимодействия. Вопросы качественной обратной связи. Вопросы системности в мышлении и подходах. Это то, на что обычно люди не обращают внимания, и в самый ответственный момент подводит их. Наблюдал я на неких выборах, как организовывает свою работу (с нуля) одна из партий – безобразные подходы. Великие идеи, и задумки – и никакое исполнение. Множество сбоев, которые можно было заранее предусмотреть и избежать.

 

Если Вы не уделите нужного внимания и не обеспечите ряда важных надёжностей – низы Вас обязательно подведут.

И признаюсь честно, не видел ни одной коммерческой компании, в которой процессы шли по более или менее качественным путям и схемам. Схем просто не было. Большинство процессов было ориентировано на русское "Авось!"


Чему и как следует уделять внимание.

1. Сферы ответственности.

  • Кто за что отвечает?

– основной вопрос при подготовке будущих событий.

  • Кто за что будет отвечать? Кто из нас что гарантирует?

Восклицания типа «Ну, кто тут может что гарантировать?» - безграмотность в процессах организации событий.

Всегда есть вещи, которые мы можем гарантировать друг другу! Ищите их и требуйте их друг от друга.
  • Кто что будет делать?
  • Кто в каком случае что делает?
  • Кто «прикроет» в случае невозможности основного исполнителя выполнить свои задачи?
  • Где проходят границы сфер ответственности? Как узнать, где кончаются границы сферы ответственности одного лица (подразделения), и – начинается сфера ответственности другого лица (подразделения)
  • Кто кому что должен?
  • О чём конкретно мы договариваемся?
  • Как конкретно ты и я узнаем, что и в каком случае кто из нас должен делать?


2. Технологии.

Технологии – это алгоритмы и последовательности действий конкретных функциональных единиц.


Технологии вырабатываются с помощью вопросов:

  • Как это будет выглядеть?
  • Как это должно выглядеть?
  • Кто, куда, кому, когда, как конкретно, каким конкретно способом, и т.д.
  • Что мы делаем, если мы не знаем, что делать? Как собираем информацию и у кого уточняем (выясняем)?

 

Событие, не обеспеченное технологиями взаимодействия и технологиями обеспечения надёжности обмена информацией перед и во время события – это неподготовленное событие.

 

Любая проблема (настоящая, прошлая или будущая) – это повод для создания (выработки) технологии.
Проблемы взаимодействия решаются путём создания и обсуждения чётких и понятных технологий взаимодействия.
  • Каких технологий нам не хватает?
  • Какие срочно необходимо создать, выработать?
  • Как именно эти технологии будут растиражированы?
  • Кто конкретно распространит эти технологии?
  • Кто и как будет следить за их исполнением?
  • Какие дополнительные технологии помогут обеспечить надёжность работы уже выработанных и утверждённых технологий?

 

3. Информация.

  • Какая информация в команде должна быть доступна, когда и кому?
  • Каковы пути распространения и протекания информации?
  • Что конкретно может помешать запланированному пути и скорости информации?
  • Каковы возможные точки потерь, «угасания», задержек и искажения информации?
  • Как нам обеспечить неприкосновенность и неискажённость информации в нашей системе?
  • Какая маркировка (при любых путях распространения информации – электронный, бумажный, аудиальный) должна сопровождать эту информацию для того, чтобы та была защищена от задержек, искажений, потерь и добавлений?
  • Какие типы маркировок вообще возможны в данной ситуации?

Например:

• «Важно!»,
• «Срочно!»,
• «Уделить особое внимание!»,
• «Взять под личный контроль!»,
• «Отслеживать по ходу развития событий»,
• «Сообщать мгновенно при появлении!»,
• «При появлении сложностей – см. пункт №…»,
• «Телефон координатора …»,
• «Не забыть!»,
• «Проверить после … числа»
• «Поручить имярек»
• «Запросить отчёт»
• И т.д.

 

  • Насколько эта маркировка понятна приёмщику?
  • Кто источник, и кто приёмщик информации?
  • Какие классы информации вообще существуют или могут существовать в нашей системе?

Например,

    • «цели»,
    • «задачи»,
    • «функции»,
    • «роли»,
    • «сферы ответственности»,
    • «персоналии»,
    • «списки»,
    • «технологии»,
    • «детали»,
    • «результаты»,
    • «последствия»,
    • «опасности»,
    • «ненадёжности»,
    • «опасения»,
    • «договорённости»,
    • и т.д.

То, как организовывать эту информацию, как её иерархизировать, это тема отдельной серии материалов. Ждите моей статьи "Мышление папками".


Классы информации, которые необходимо учитывать:

а. Навыки, способности, компетентность.

  • Кто способен делать это?
  • Насколько данное лицо компетентно в выполнении именно этой задачи, в достижении именно таких нужных нам результатов?
    Смогут ли они это сделать качественно и в срок?
  • Как мы можем усилить эту функциональную единицу для обеспечения результатов? Чему мы их можем обучить? Сколько времени и какие ресурсы нам могут потребоваться, чтобы качественно обучить этому? Кому можно перепоручить данное задание? Кем или как «прикрыть»?

б. Мотивация.

  • Каков уровень мотивированности данной функциональной единицы? Мотивирован ли человек достаточно, для того, чтобы приложить все свои силы, и использовать весь свой потенциал? Всё ли мы проверили здесь?
  • Что конкретно будет мотивировать данного человека на абсолютно точное и качественное выполнение задачи?

в. Надёжность.

  • Что и кто может подвести?
  • Кто наиболее надёжен из тех, кому мне придётся довериться в выполнении наших задач? В чём конкретно они надёжны? В чём конкретно на каждого из них я могу (мы можем) положиться? Насколько могу (можем) положиться? В чём мне (нам) придётся полагаться только на себя?
  • Насколько надёжно данное лицо (подразделение) в выполнении данного класса задач? Насколько оно надёжно в обеспечении нам именно таких результатов?
  • Что конкретно даёт нам знать об уровне его надёжности?
  • Как нам прямо сейчас проверить этот уровень? Что прямо сейчас можно проверить? О чём спросить? Что попросить сделать или что поручить? У кого узнать об уровне надёжности данного лица? Кто может быть свидетелем его надёжности в прошлом? Кому и в чём мы доверяем настолько, чтобы положиться на его мнение в выводах о надёжности данного лица?

 

 

В конце и в начале каждого совещания стоит задать себе и в команде следующие вопросы:

  • "Что осталось несогласованным или непроговорённым?" – вопрос, который должен задаваться при окончании любого взаимодействия - совещания, переговоров, любого контакта руководителя с подчинённым.
  • Каковы цели такого-то события или действия? Известны ли эти цели каждому участнику (исполнителю)?
  • Каковы результаты проведённого мероприятия или события? Насколько они отличаются от запланированных нами? Что помогало? Что помешало? Что необходимо учесть на будущее (предстоящие события того же класса или задач)?
  • Какими технологиями поиска, выработки, сохранения, структурирования и передачи информации мы собираемся пользоваться? Какие не использованы или упущены? Какие необходимо ввести? Какие – срочно прекратить? За какими необходимо специально следить?
  • Какие могут быть ненадёжными именно в нашей системе и нашей конкретной ситуации?

 


Отдельны темы - вопросы управления, коммуникации, отношений, идеологии и ценностей.

 

Каждый из тех, кто будет выполнять задачи является организатором и управленцем. Необходим тренинг управления людьми и процессами.


Возможно, всё это и выглядит скучно, нудно и усложнено, но на самом деле в жизни, в «боевых» ситуациях – это, во первых, не так уж и сложно, а во вторых – обеспечивает истинную надёжность управления будущими событиями.

 

 


 

Рекомендуемая последовательность изучения статей офисного цикла:

  • Сказ о том, как буржуины берегли свою тайну
  • О Золушке и Злой Мачехе
  • Правила формирования Стандартов работы должностного лица
  • Дополнения к правилам составления и использования Стандартов работы должностного лица
  • Функции "Стандартов..." предприятия
  • Генеральная схема проверки Реальности предприятия
  • Технология работы со Стандартами предприятия
  • Зачем нам эти стандарты и технологии?
  • Управление: Как обеспечить надёжность взаимодействия подразделений.
  • Факторы, от которых зависит эффективность производства

     


     

  •  

    © Александр Вакуров, Иваново-Москва-Регионы России, 2003-2009

     

     

     


     

    Опубликовано на www.vakurov.ru
    21.08.2007
    Последнее обновление ( 21.12.2009 )
    Просмотров: 8033
    < Пред.   След. >
    С этим материалом чаще всего читают:
     

    "Что поделаешь, молюсь,
    Страшно, знаешь, умереть.
    Что поделаешь, боюсь
    Не успеть о главном спеть..."

    Виктор Третьяков

    Просмотров: