Обо мнеОтзывыКонтакты
Система Orphus

Избранные темы
Новинки в моих статьях
Популярное в «Мои статьи»
Новые темы форума
Популярное на форуме
Голосование
Понравился ли Вам сайт?
 
Управление: Как обеспечить надёжность взаимодействия подразделений. Версия в формате PDF Версия для печати Отправить на e-mail
Просмотров: 9857
Рейтинг: / 0
ХудшаяЛучшая 

 Александр Вакуров   

Девятая статья "Офисного цикла"

 

Специально для руководителей. Инструкция по обеспечению процессов в управляемой Вами системе. Годится как для подготовки (обеспечения надёжности) новых будущих событий, систем и процессов ("с нуля"), так и для проверки, пересмотра и перестраивания (улучшения, наладки) старых, текущих процессов на предприятии и в любых партнёрских системах (как одно-, так и многоуровневых).

 

Вопрос взаимодействия подразделений друг с другом – это один из основных вопросов. Идеи наверху могут быть замечательными, но исполнители могут испортить любое воплощение этих идей.

 

 

Поэтому в самом начале необходимо уделить особое внимание именно вопросам взаимодействия. Это вопросы выработки технологий взаимодействия. Вопросы качественной обратной связи. Вопросы системности в мышлении и подходах. Это то, на что обычно люди не обращают внимания, и в самый ответственный момент подводит их. Наблюдал я на неких выборах, как организовывает свою работу (с нуля) одна из партий – безобразные подходы. Великие идеи, и задумки – и никакое исполнение. Множество сбоев, которые можно было заранее предусмотреть и избежать.

 

Если Вы не уделите нужного внимания и не обеспечите ряда важных надёжностей – низы Вас обязательно подведут.

И признаюсь честно, не видел ни одной коммерческой компании, в которой процессы шли по более или менее качественным путям и схемам. Схем просто не было. Большинство процессов было ориентировано на русское "Авось!"


Чему и как следует уделять внимание.

1. Сферы ответственности.

  • Кто за что отвечает?

– основной вопрос при подготовке будущих событий.

  • Кто за что будет отвечать? Кто из нас что гарантирует?

Восклицания типа «Ну, кто тут может что гарантировать?» - безграмотность в процессах организации событий.

Всегда есть вещи, которые мы можем гарантировать друг другу! Ищите их и требуйте их друг от друга.
  • Кто что будет делать?
  • Кто в каком случае что делает?
  • Кто «прикроет» в случае невозможности основного исполнителя выполнить свои задачи?
  • Где проходят границы сфер ответственности? Как узнать, где кончаются границы сферы ответственности одного лица (подразделения), и – начинается сфера ответственности другого лица (подразделения)
  • Кто кому что должен?
  • О чём конкретно мы договариваемся?
  • Как конкретно ты и я узнаем, что и в каком случае кто из нас должен делать?


2. Технологии.

Технологии – это алгоритмы и последовательности действий конкретных функциональных единиц.


Технологии вырабатываются с помощью вопросов:

  • Как это будет выглядеть?
  • Как это должно выглядеть?
  • Кто, куда, кому, когда, как конкретно, каким конкретно способом, и т.д.
  • Что мы делаем, если мы не знаем, что делать? Как собираем информацию и у кого уточняем (выясняем)?

 

Событие, не обеспеченное технологиями взаимодействия и технологиями обеспечения надёжности обмена информацией перед и во время события – это неподготовленное событие.

 

Любая проблема (настоящая, прошлая или будущая) – это повод для создания (выработки) технологии.
Проблемы взаимодействия решаются путём создания и обсуждения чётких и понятных технологий взаимодействия.
  • Каких технологий нам не хватает?
  • Какие срочно необходимо создать, выработать?
  • Как именно эти технологии будут растиражированы?
  • Кто конкретно распространит эти технологии?
  • Кто и как будет следить за их исполнением?
  • Какие дополнительные технологии помогут обеспечить надёжность работы уже выработанных и утверждённых технологий?

 

3. Информация.

  • Какая информация в команде должна быть доступна, когда и кому?
  • Каковы пути распространения и протекания информации?
  • Что конкретно может помешать запланированному пути и скорости информации?
  • Каковы возможные точки потерь, «угасания», задержек и искажения информации?
  • Как нам обеспечить неприкосновенность и неискажённость информации в нашей системе?
  • Какая маркировка (при любых путях распространения информации – электронный, бумажный, аудиальный) должна сопровождать эту информацию для того, чтобы та была защищена от задержек, искажений, потерь и добавлений?
  • Какие типы маркировок вообще возможны в данной ситуации?

Например:

• «Важно!»,
• «Срочно!»,
• «Уделить особое внимание!»,
• «Взять под личный контроль!»,
• «Отслеживать по ходу развития событий»,
• «Сообщать мгновенно при появлении!»,
• «При появлении сложностей – см. пункт №…»,
• «Телефон координатора …»,
• «Не забыть!»,
• «Проверить после … числа»
• «Поручить имярек»
• «Запросить отчёт»
• И т.д.

 

  • Насколько эта маркировка понятна приёмщику?
  • Кто источник, и кто приёмщик информации?
  • Какие классы информации вообще существуют или могут существовать в нашей системе?

Например,

    • «цели»,
    • «задачи»,
    • «функции»,
    • «роли»,
    • «сферы ответственности»,
    • «персоналии»,
    • «списки»,
    • «технологии»,
    • «детали»,
    • «результаты»,
    • «последствия»,
    • «опасности»,
    • «ненадёжности»,
    • «опасения»,
    • «договорённости»,
    • и т.д.

То, как организовывать эту информацию, как её иерархизировать, это тема отдельной серии материалов. Ждите моей статьи "Мышление папками".


Классы информации, которые необходимо учитывать:

а. Навыки, способности, компетентность.

  • Кто способен делать это?
  • Насколько данное лицо компетентно в выполнении именно этой задачи, в достижении именно таких нужных нам результатов?
    Смогут ли они это сделать качественно и в срок?
  • Как мы можем усилить эту функциональную единицу для обеспечения результатов? Чему мы их можем обучить? Сколько времени и какие ресурсы нам могут потребоваться, чтобы качественно обучить этому? Кому можно перепоручить данное задание? Кем или как «прикрыть»?

б. Мотивация.

  • Каков уровень мотивированности данной функциональной единицы? Мотивирован ли человек достаточно, для того, чтобы приложить все свои силы, и использовать весь свой потенциал? Всё ли мы проверили здесь?
  • Что конкретно будет мотивировать данного человека на абсолютно точное и качественное выполнение задачи?

в. Надёжность.

  • Что и кто может подвести?
  • Кто наиболее надёжен из тех, кому мне придётся довериться в выполнении наших задач? В чём конкретно они надёжны? В чём конкретно на каждого из них я могу (мы можем) положиться? Насколько могу (можем) положиться? В чём мне (нам) придётся полагаться только на себя?
  • Насколько надёжно данное лицо (подразделение) в выполнении данного класса задач? Насколько оно надёжно в обеспечении нам именно таких результатов?
  • Что конкретно даёт нам знать об уровне его надёжности?
  • Как нам прямо сейчас проверить этот уровень? Что прямо сейчас можно проверить? О чём спросить? Что попросить сделать или что поручить? У кого узнать об уровне надёжности данного лица? Кто может быть свидетелем его надёжности в прошлом? Кому и в чём мы доверяем настолько, чтобы положиться на его мнение в выводах о надёжности данного лица?

 

 

В конце и в начале каждого совещания стоит задать себе и в команде следующие вопросы:

  • "Что осталось несогласованным или непроговорённым?" – вопрос, который должен задаваться при окончании любого взаимодействия - совещания, переговоров, любого контакта руководителя с подчинённым.
  • Каковы цели такого-то события или действия? Известны ли эти цели каждому участнику (исполнителю)?
  • Каковы результаты проведённого мероприятия или события? Насколько они отличаются от запланированных нами? Что помогало? Что помешало? Что необходимо учесть на будущее (предстоящие события того же класса или задач)?
  • Какими технологиями поиска, выработки, сохранения, структурирования и передачи информации мы собираемся пользоваться? Какие не использованы или упущены? Какие необходимо ввести? Какие – срочно прекратить? За какими необходимо специально следить?
  • Какие могут быть ненадёжными именно в нашей системе и нашей конкретной ситуации?

 


Отдельны темы - вопросы управления, коммуникации, отношений, идеологии и ценностей.

 

Каждый из тех, кто будет выполнять задачи является организатором и управленцем. Необходим тренинг управления людьми и процессами.


Возможно, всё это и выглядит скучно, нудно и усложнено, но на самом деле в жизни, в «боевых» ситуациях – это, во первых, не так уж и сложно, а во вторых – обеспечивает истинную надёжность управления будущими событиями.

 

 


 

Рекомендуемая последовательность изучения статей офисного цикла:

  • Сказ о том, как буржуины берегли свою тайну
  • О Золушке и Злой Мачехе
  • Правила формирования Стандартов работы должностного лица
  • Дополнения к правилам составления и использования Стандартов работы должностного лица
  • Функции "Стандартов..." предприятия
  • Генеральная схема проверки Реальности предприятия
  • Технология работы со Стандартами предприятия
  • Зачем нам эти стандарты и технологии?
  • Управление: Как обеспечить надёжность взаимодействия подразделений.
  • Факторы, от которых зависит эффективность производства

     


     

  •  

    © Александр Вакуров, Иваново-Москва-Регионы России, 2003-2009

     

     

     


     

    Опубликовано на www.vakurov.ru
    21.08.2007
    Последнее обновление ( 21.12.2009 )
    Просмотров: 9856
    < Пред.   След. >
    С этим материалом чаще всего читают:
     

    Если мать не любит своего мужа, если плохо относится к мужскому полу, то и сын оказывается лишенным любви. Обеспокоенность матери по поводу женитьбы сына, по сути, есть проявление ее чувства вины перед сыном. Так как мать не видит своих ошибок, ибо испытывает чувство вины, то начинает обвинять она. Вот свекровь и находит в невестке виноватую, которая не подходит для ее сына, которая не любит ее сына, и еще тысячу причин, не понимая того, что невестка - это омоложенное воспроизведение ее самой.

    Лууле Вилма

    Просмотров: