|
"Где взять время на дела? Как найти время на себя или семью? Как остановить рабочее время? Где выкроить время?" Ошибки в планировании своей деятельности. Трехуровневая процедура диагностики. (На основании работ Джулии Моргенстерн)
Первый уровень. Технические ошибки.
1. Для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании. (Не резервируется «место»!).
Выработать привычку: при планировании дел к любому «Что я буду делать?» ОБЯЗАТЕЛЬНО «прикреплять» «Когда?».
Неплохо прикрепить ещё: «Где?», «С кем?», «Свободно ли у них это место»?», «Знают ли они о моих планах?», «Что необходимо сделать, чтобы у них это «место в расписании» было «намертво» закреплено только за мной?»
2. Вы отводите для выполнения задачи неподходящее время.
3. Ошибка в расчете времени для выполнения задач.
4. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи. Вашу работу может выполнить кто-то другой.
Делегируйте задачи!
5. Задача чрезмерно сложна. Разбейте сложные проекты на ряд простых этапов или шагов, упрощая задачу.
6. Вы не можете вспомнить, что Вы должны сделать.
Пользуйтесь планировщиками времени, составляйте график занятости. В Ваших мобильниках есть органайзеры и «напоминатели!».
Если есть человек, которому дело, которое Вы должны сделать «нужно больше, чем Вам», пусть он напомнит Вам об этом в нужное Вам время. Делается это просто. Если Вас останавливают в коридоре, и просят о чём-то, - не говорите, что сделаете. "Повесьте" это на него!
- "Хочешь повысить надёжность того, что я это сделаю? Зайди ко мне ещё раз, когда я буду на своём рабочем месте, и сообщи мне об этом ещё раз"
- "Давай договоримся: ты мне ничего не передавал. Как только я буду рядом со своим рабочим столом, или ПДА - сообщи мне об этом ещё раз"
- "Если хочешь, чтобы я это сделал - напомни мне об этом завтра!"
Как можно больше "сливайте" ответственность запомнить и напомнить на других. Это - во многом забота о них самих, об их интересах. Наша голова - это как компьютер, а память - как в компьютере - есть оперативная и долговременная. Не забивайте место на дисках. Пусть "внешние программы" выполняют эту функцию. И чем больше то, что надо запомнить, связано с интересами других людей, тем больше необходимость возложить на них же обязанность помнить.
7. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом. На поиск информации тратится много времени.
Организуйте свое рабочее пространство! ОБЯЗАТЕЛЬНО выделите время, для того, чтобы организовать пространство, время и информацию! ЛЮБОЕ потраченное на это время ОКУПИТСЯ в тысячи раз!
Второй уровень. Внешние факторы.
1. Вы столкнулись с непомерно большим объемом работы.
Пересмотреть объем работ и сосредоточиться на самосохранении.
А) Делегируйте всё, что можно делегировать. Среди Ваших функций обязательно есть такие, которые Вы можете безболезненно делегировать, а среди Ваших подчиненных обязательно есть такие, которые , во-первых, СПОСОБНЫ обеспечить эти функции, а во-вторых, крайне заинтересованы (по разным причинам- это может быть желание власти, самореализация, амбиции, желание избежать прессинга или зависимости от того, как Вы исполняли эти функции, облегчение выполнения своих функций вследствие совмещения и т.д.) выполнять их за Вас.
Найдите такие свои функции и таких людей! Чем более ежедневны дела, тем больше шансов, что их можно делегировать.
Не переоценивайте собственную важность и не обольщайтесь тем, что «эту работу кроме меня никому нельзя сделать или поручить». Найдутся умельцы и кроме Вас!
Б) Снизьте свои требования к качеству выполнения Вами некоторых задач. Возможно, Вы слишком амбициозны и требовательны к себе!
В) Избавьтесь от диктата «текучки»! Хватит «реагировать и подчищать»! Пора начинать анализировать, прогнозировать и принимать Решения! ОБЯЗАТЕЛЬНО выделите время на дела несрочные, но важные. Это дела, связанные с анализом, планированием и реальной кардинальной («навсегда») отладкой производства. Срочные дела Вас найдут сами. 
2. Проблемы со здоровьем ограничивают Ваши силы.
Постарайтесь подстроить темп Вашей работы к Вашим индивидуальным особенностям. Организуйте свою занятость сообразно Вашим природным внутренним ритмам – и Вы перестанете себя изматывать.
3. Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех.
Составляйте в своем графике время с учетом ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ помех. Создавайте и резервируйте «Оазис времени», который позволит Вам восстановить контроль над ситуацией. Используйте Все доступные Вам способы для защиты хотя бы одного «Оазиса времени» в день.
4. Вам мешает неорганизованный партнер.
Организуйте переговоры с партнером. Определите и согласуйте Ваши общие цели. Объясните ему, как Вы вкладываете свое время для достижения общих целей. Объясните ему, как его манера менять свое мнение и планы подрывает Ваши усилия, направленные на достижение общей цели. Объясните ему, КАК КОНКРЕТНО его поведение влияет на Вашу способность обеспечивать Ваши общие цели.
Третий уровень. Психологические препятствия.
1. Вы не прояснили собственные жизненные цели и приоритеты.
Вы не знаете, что лично для Вас действительно важно в Вашей жизни, к чему Вы действительно стремитесь. Вы до конца не знаете, ЗАЧЕМ Вам эта работа, и ЧТО конкретно для Вас в ней Важно. Осознайте свои потребности. Поймите, КАК конкретно Ваша работа помогает Вам их реализовывать. Чем конкретно связаны Ваши конкретные действия с тем, что Вас делает действительно счастливыми. И если не находите – либо срочно свяжите Вашу ежедневную деятельность с тем, что Вам действительно нужно в жизни, либо – ищите другую работу, более удовлетворяющую Ваши потребности и ценности!
2. Привычка всегда быть антикризисным управляющим.
Вы спланировали свою жизнь так, чтобы она проходила в режиме постоянной борьбы с препятствиями и несчастьями. Возможно, Вы по духу борец, и неосознанно постоянно создаете трудности, чтобы с ними бороться! Но при чем тут окружающие, почему они должны из-за этого страдать? И почему за Ваши предпочтения пребывания в этом мире должно расплачиваться предприятие?
3. Страх вынужденного бездействия.
Учитесь «ничего не делать» и наслаждаться этим. Неспешность и пребывание – эти слова Вам незнакомы? Впустите их в свою жизнь!
4. Вам необходимо постоянно помогать другим, жертвуя собой.
Учитесь говорить «нет». Осознайте, зачем Вам это так необходимо – быть настолько необходимыми другим. Неужто неполноценность так захватывает Вас, что без постоянных подтверждений от других людей в Вашей нужности им, Вы не способны прожить счастливо и удовлетворённо?
5. Страх перед возможной неудачей.
Конечно, ведь Вы же должны быть абсолютно идеальными! Не то, что другие люди. Им – можно быть неидеальными, Вам – нельзя. Крылышки не чешутся? Нимб не жмёт?
Обычно такой страх преследует людей с двумя привычными процессами в голове:
а) катастрофизация – рисование ужасных картинок пследствий неудачи;
б) обобщение – обязательная неконкретность в определении этих последствий: «Ужасно», «Невозможно», «Позор», - без уточнения, насколько, с чьей точки зрения, для кого конкретно, и т.д. я таким людям обычно рекомендую потренироваться в получении удовольствия от обнаружения собственных ошибок и неудач.
6. Вы боитесь успеха.
О, да! В это трудно поверить, но масса людей боится достижения успеха. Они не знают, что будут делать в этом случае. Они боятся, что возникнут новые проблемы, по сравнению с которыми старые – цветочки! Их самоощущение не совпадает с ощущением успеха. За успех придётся платить (и, как ни странно, они в этом правы). У них просто сценарий непобедителей, и они боятся нарушить запреты своих родителей на успех.
Они не могут представить, что будет происходить в случае успеха; для них успех – это некий конечный пункт, а не средство достижения более крупных целей, и не промежуточное звено на пути к своей мечте.
7. Страх нарушить существующее положение вещей.
Серьёзное препятствие. Существует у людей, кому не к чему стремиться. У кого нет желаний, ибо сила и мощь тех желаний, которые есть сейчас, намного слабее силы и мощи страхов потерять то, что они имеют. Это люди с мотивацией «от», а не «к». Они бегают от неприятностей, а не стремятся к приятному.
8. Страх перед завершенностью.
Есть люди, которым нравится творчество, им нравится начинать, но они не умеют получать подлинного удовольствия от завершения дел. Учитесь чувствовать «вкус завершенности».
9. Вам необходимы совершенство и безупречность. Перфекционизм – невротический симптом. Лечится у психотерапевтов.
10. Страх потери творческих сил от увеличения порядка.
Заблуждение. Не лечится. Чаще присущ сангвиникам и «истерикам». Исчезает только тогда, когда человек обнаруживает, что в действительности, порядок только облегчает жизнь, и высвобождает силы и время на творчество.
Управление временем в условиях кризиса.
Разбить все задачи на типы:
Обязательные задачи.
Это то, чего Вы не можете не сделать. Помните, что отдых и разрядка входит в обязательные задачи!
Желательные задачи.
Это те, на которые часто не хватает времени, а когда оно появляется, трудно решить, на что его потратить. Составить «список непредвиденных возможностей». Это ранжирование всех желательных задач по категориям. А)Пять минут и меньше. Б) Тридцать минут и меньше. В) Час или меньше. Каждый раз, когда Вы думаете о чем-то, что Вам необходимо сделать, спросите себя, сколько времени Вам может на это понадобиться. Затем, когда в Вашем распоряжении оказываются «окна» свободного времени, обратитесь к своему списку и выберите одну из задач, соответственно времени окна.
• Чаще задавайте себе вопрос: «Сколько времени мне потребуется для выполнения этой задачи?»
• Сортируйте задачи. Зарезервируйте минимум час времени в день, чтобы разобраться с незавершенными делами. Не используйте это время для наверстывания того, что Вы не успели сделать, просто отсортируйте их для того, чтобы получить представление о том, что Вы имеете. Начните с самых «свежих»задач.
• Когда задач больше, чем времени, исключите некоторые задачи из расписания, отказавшись от их выполнения. Учитесь говорить «нет!»
• Сокращайте и ускоряйте выполнение типовых и монотонных задач. Очень многие привычные дела можно делать намного легче и быстрее.
Делегируйте задачи.
Легче всего делегировать:
1. Рутинные повторяющиеся задачи, выполняемые регулярно и не требующие творческого подхода.
2. Специальные проекты, разовые или нечасто повторяющиеся.
3. Задачи, с которыми Вы справляетесь недостаточно хорошо, и которые гораздо лучше может сделать кто-то другой.
4. Задачи, заниматься которыми Вам не нравится.
5. Задачи, поглощающие Вашу энергию или Ваше время, если они необходимы для более важных дел.
Три этапа делегирования.
1. Постановка задачи.
2. Доступность для обращений за помощью и для консультаций, пока работа не завершена.
3. Обзор и оценка конечного результата.
Кому делегировать?
1. Делегирование квалифицированному специалисту (эксперту). Передача работы тому, кто способен сделать ее лучше, быстрее, эффективнее, чем Вы.
2. Делегирование равному себе по квалификации.
3. Делегирование новичку. Вложить время на обучение и контроль за его работой, но эти силы и затраты окупятся в будущем.
И напоследок: рассматривая задачу, подлежащую выполнению, спросите себя:
• Кто мог бы с этим справиться?
• Кому понравилась бы эта работа или хотя бы отдельные ее части?
• Кто хотел бы научиться этому?
• У кого есть для этого время?
P.S. Вспомните, с какой «неохотой» Том Сойер «уступил» покраску забора сверстникам, и Вы поймете, что есть много способов делегировать задачи. |
