"Управление информацией", "Управление информацией на предприятии" - безумно важная тема. "Кто владеет информацией, тот владеет миром", помните? Вниманию уважаемых читателей представляется в конспективном виде мой опыт и выводы (вернее, лишь начало изложения) о том, что из себя представляет система, обеспечивающая управление информацией в системах. Здесь лишь контспект. Тема бездонна. Уточнение деталей и наработка конкретных навыков происходит на моих тренингах. Почти каждый мой тренинг включает эти типы информации и компетентности.

 

Мы наконец-то потихонечку начинаем изучать с вами эту тему. Почему потихонечку? Потому что в теме про информацию необходимо мыслить. И не спешить. Сложность материала в данном тексте будет возрастать постепенно, от примитивного - к нуждающемуся в вашей остановке, осмыслении, записях, воспоминаниях, анализе, сверке и сравнениях, и так далее. Чем дальше, тем труднее будет как потреблять, так и применять материал к своей рабочей реальности. И тем мощнее будет эффект от проработки текста и изменения способов вашего мышления и деятельного бытия. Если в какой-то момент вам станет "скучно", не позволяйте своим защитам остановить вас в шаге от порога, разделяющего Мыслящих и всех остальных. Познание требует труда и рисков. И платы. Но об этом в других публикациях.

 

Здесь вы ознакомитесь с языком, который мощным образом направит и структурирует ваше мышление и эффективность. 

 

1. Информация, адресатом которой являетесь Вы.

2. Информация, адресатом которой являетесь не Вы.

3. Информация, адресатом которой являетесь не только Вы.

Возможно ещё и такое разбиение:

Адресат:

1. Все в компании

2. Все вне компании.

3. Никто вне компании.

4. Никто из компании КРОМЕ ...

Каждую из указанных "папок" можно открывать и дополнять.

Так же можно классифицировать информацию по параметру желательности:

1. Желательная информация.

2. Нежелательная информация.

Можно - по параметру уместности:

1. Уместная информация.

2. Неуместная информация.

Так же по параметру безопасности:

1. Безопасная при утечке (попадании не по адресу)

2. Опасная при попадании не по адресу.

По маршруту:

1. Шаг прохождения информации один (от одного человека к другому человеку).

2. Шагов прохождения информации несколько.

 

или

 

1. Маршрут (количество, последовательность адресатов) строго определён и регламентирован.

2. Маршрут и конкретные промежуточные адресные точки не определены заранее и неважны.

По форме:

1. Форма информации важна.

2. Форма информации неважна и нерегламентирована.

По важности:

1. Важная.

2. Неважная.

По скорости:

1. Срочная.

2. Несрочная.

 

или

 

1. С определённой заранее скоростью (сроками) передачи.

2. С неопределённой заранее скоростью передачи.

Всё это пока небольшая разминка в тренировке навыка структурирования информации.

Чтобы управлять информацией на предприятии, управлять её потоками, необходимо сначала в принципе уметь эту информацию структурировать.

Структурировать - это значит, придавать структуру.

Структура состоит из:

 

1. Частей.

2. Последовательности (последовательностей).

3. Места (адреса).

- Маршрут (последовательность адресов или адресатов)

- Форма (иногда мы заменяем это словом "кодировка", или "язык", или "стиль")

- Скорость.

Так же важны такие понятия, как:

- Заданность (степень определённости или неопределённости заранее)

- Полнота информации

- Ясность информации

Так же термины, без которых наше мышление рискует оказаться неграмотным, или мы можем запутаться, или быть непонятными для других:

- Послание (сообщение)

- Кодирование 

- Декодирование

Так же нам стоит поговорить об "объективности" и "субъективности" критериев.

Например, критерий относительной важности на самом деле необъективен.

 

Любая информация важна. В принципе. Потенциально. Вообще. "На всякий случай". При условии. "Если...". 

"ЛЮБАЯ ИНФОРМАЦИЯ ВАЖНА" - довольно гипнотическая и насыщенная глубоко относительными критериями и субсмыслами фраза.

Укажем ещё параметры - "относительность" и "абсолютность" (безотносительность). Для удобства у меня такое предложение/предположение:

1. Есть информация абсолютная (например, цифры).

Тот же критерий важности:

 

- для одного человека информация может быть важна, а для другого нет; 

- в один момент времени она может быть важна, а в другой нет; 

- для одних целей она может быть важна, а для других - нет; 

- в зависимости от временного масштаба (секундны, минуты, часы, дни, месяцы, годы) информация может кардинально менять свою важность; 

- в масштабе одного человека или подразделения она может быть неважна, а в масштабе всего предприятия важна, и наоборот, в масштабе всего предприятия то, где будет стоять мой стол это и неважно, но лично для меня это может иметь решающее значение; 

- с точки зрения внутренней политики информация может быть неважна, а в контексте стратегии развития или продвижения компании на рынке - очень даже важна, и наоборот, рынку, или людям снаружи интерфейса компании и внешнего мира, совершенно неважны внутрифирменные катаклизмы.

Все эти категории (и категориальные сетки, которые мы можем составлять благодаря им), и критерии (и системы координат из данных критериев), помогут нам в нашем продвижении в освоении великого искусства - управление инфомацией, которое складывается из двух важных навыков:

1. СТРУКТУРИРОВАНИЕ информации.

2. Управление информационными ПОТОКАМИ.

Структурирование информации относится к двум субъектам - вы и тот (те), с чьим мышлением и восприятием Вы сейчас работаете или собираетесь работать. Давайте договоримся, что здесь мы исследуем самые трудные для управления и контроля способы структурирования информации - когнитивные, то есть, мы работаем с формами и типами информации, получателями, потребителями, носителями и источниками которой являются живые люди (их восприятие, мышление, память).

1. Нужно уметь структурировать информацию у себя в голове - для себя.

2. Нужно уметь структурировать информацию у себя в голове для передачи Другому - с учётом того, как устроено его восприятие и мышление.

3. Нужно уметь структурировать информацию в голове другого человека. Это отдельная удивительная тема, которой мы со временем займёмся.

1. Из управления сбором информации.

2. Управления передачей информации.

3. Управления потоками, которые вы В ДАННЫЙ МОМЕНТ не можете непосредственно контролировать.

Так же необходимые нам процессы и навыки:

1. ХРАНЕНИЕ информации.

2. Структурирование информации для хранения и структурирование хранимой информации.

3. ИЗВЛЕЧЕНИЕ информации.

Во всём этом важный аспект - маркирование информации (маркировка и система маркировки).

МАРКИРОВКА нужна для:

1. Для сортировки. Чтобы знать, какой тип информации куда должен быть размещён, где её хранить, и кто может или должен её сюда размещать, и кто и в каком случае (и когда) её извлекать (иметь к ней доступ).

2. Для того, чтобы легко её можно было найти (извлечь).

3. Для автоматизации и облегчения процесса обнаружения.

 

Например, хорошо и правильно промаркированная инфомация АВТОМАТИЧЕСКИ извлечётся и обнаружится в нужный, заранее определённый момент. 

 

Пример: в электронной корпоративнной книге клиентов 25 апреля появляется автоматическое напоминание о том, что у Иванова И.И., директора фирмы, с которой Вы сотрудничаете, завтра день рождения - у Вас есть время, чтобы сгонять в магазин и выбрать подарок; а 26 апреля будет новое автоматическое напоминание, чтобы Вы не забыли отвезти подарок лично; и если в Вашем расписании это время занято, то программа автоматически проинформирует Вас об этом (например, выделив совпадения красным цветом)

Так же стоит выделить средства управления информацией.

Это:

1. Навыки носителей информации.

2. Корпоративные технологии, правила, инструкции, требования, стандарты и законы.

3. Технические средства и материальные носители:

бумага, папки, системы физической маркировки и сортировки, специфическое программное обеспечение.

Отдельно о специфическом программном обеспечении и IT-технологиях на службе управления потоками информации:

Необходимо специальное создание специфических программ, позволяющих максимально удобным, незатратным, простым способом собирать, хранить, находить, передавать информацию, обмениваться ею, искать её, и т.д.

Это могут быть специально созданные под корпоративные нужды программы, а так же различного рода хранилища информации. Хорошим средством является интернет.

Для более качественной работы по управлению информацией на предприятии и создания качественной информационной культуры необходимы такие понятия, как:

- РЕЛЕВАНТНОСТЬ информации/данных (достоверность, соответствие реальности)

- ДОСТАТОЧНОСТЬ

- НЕОБХОДИМОСТЬ (например, хорош вопрос "Необходима ли данная информация данному лицу?", или "Насколько необходима данная информация мне?", или "Кому достоверно необходима данная информация, либо данный тип информации?"

 

Есть ещё один важный параметр - ПЕРТИНЕНТНОСТЬ - степень соответствия между ожиданиями человека и полученной им информации (ответа на вопрос или запрос). Для функционирования предприятия термин новый, и нуждается в изучении контекстов применения. 

Всё это объективные параметры. Они имеют необходимые признаки и критерии. Вернее, критерии и их признаки.

 

Пожалуй, тезаурус наш достаточно полон, чтобы мы уже могли начинать работать над решением вопросов и задач управления информацией на предприятии.

Можете задавать вопросы, мы попытаемся начать применять эти слова и понятия для структурирования вашего мышления.

Нам помогут ещё такие слова как:

1. НАМЕРЕНИЯ.

2. ФУНКЦИИ чего-либо.

И конечно, великое слово ПРАВИЛА. Правила, которые вам ещё нужно будет создать для того, чтобы они управляли и регламентировали потоки информации на вашем предприятии.

И конечно - слово ГРАНИЦЫ. Границы устанавливаются правилами, и диктуют наличие правил.

Знать, где должны быть проведены границы, и какими эти границы должны быть - великое искусство.

У границ есть определённые свойства. Например, такое свойство, как проницаемость. 

Границы могут быть с высокой проницаемостью и с низкой проницаемостью.

Проницаемость может быть для:

- Информации.

- Влияния.

Запомните, что управлять проницаемостью границ должны только Вы. И только Вы ЗАРАНЕЕ должны регламентировать и задавать, степень проницаемости.

Кстати, кроме степени проницаемости есть ещё один параметр - направление проницаемости.

Например, в одном направлении проницаемость может быть высокой, а в другом - нулевой (анизотропность).

Так же важным парамером может быть ИЗБИРАТЕЛЬНОСТЬ проницаемости границы.

То есть, мы говорим о: 

- предмете избирательности (что конкретно фильтруется, сепарируется), 

- операторе избирательности (кто управляет избирательностью)

- критерии избирательности (с чем сравнивается, какие параметры или критерии автоматически определяют избирательность)

И конечно стоит говорить о механизмах обеспечения избирательности.

Я пишу пока в телеграфном стенографическом ключе, больше для себя, чтобы структурировать то, что автоматически работает в моих мозгах, и что я использую на своих тренингах и консультациях.

 

Кстати, важно! 

Любые процессы на предприятии имеют свои признаки. [Ничто не способно протекать и происходить абсолютно незаметно. Вопрос, где искать эти признаки, с помощью чего/кого их наблюдать, и чем их измерять?]

 

Это одно из самых важный заявлений о реальности предприятия.

Второе важное заявление - любые процессы и события будущего имеют признаки в настоящем. ЛЮБЫЕ.

 

Любое будущее имеет своё представительство в настоящем. [Ваш партнёр, самый ценный работник, или руководитель сделал то, что вам крайне не нравится, и чего вы совершенно не ожидали? Вы удивлены, вы "в шоке"? Ваш муж уходит, ваша жена вам изменила, и вы тоже "в шоке от неожиданности"? Бросьте. Все признаки были уже давно, просто вы их игнорировали, либо не знали, что будущее можно читать, либо ваши системы опознавания пока не  заточены на этот тип информации (это вопрос критериев, целеполаганий и намерений), либо вы просто не обучены этому.]

Оба заявления - о признаках настоящего и будущего - это не предмет для споров. Если вы не понимаете их, или в своей реальной деловой и трудовой жизни не пользуетесь этими положениями, или не всегда Вам удаётся ими воспользоваться, то это не вопрос истинности этих утверждений, а вопрос ваших способностей различать указанные признаки.

Это постулаты работы с информацией, в том числе с информацией о будущем и информацией о процессах (в т.ч. скрытых и неявных процессах), которые мы тоже будем потихоньку изучать. 

 

 

Любой процесс идущий в настоящем имеет признаки. 

Любое событие в будущем имеет признаки в настоящем.

Правда эти признаки мелкие, почти незаметные, и их ещё нужно уметь определять, замечать, искать и интерпретировать.

Ведь бывало ведь у вас так, что вот случается что-то неожиданное, и вы ошарашены, ведь не ожидали же этого. Но задумываясь о том, что предшествовало этим событиям, иногда и за годы, иногда за дни или часы или даже минуты до этого, Вы понимаете, что в принципе, ЕСЛИ БЫ Вы обратили на это внимание, то ЕЩЁ ТОГДА поняли, или хотя бы заподозрили, что есть риск, возможность возникновения этого события.

Другой вопрос, что большинство не умеет опознавать эти признаки за ЗНАКИ о будущих или текущих событиях.

 

В вашей текущей реальности, в реальности предприятия, в реальности системы (семьи, например) постоянно что-то случается. Постоянно возникает масса каких-то событий, которые могут быть признаком ЧЕГО УГОДНО. Ну не бросаться же на каждый подозрительный случай!

Так можно впасть в паранояльность, в подозрительность, и уж совсем потерять эффективность.

Поэтому этапы проверки настоящего (на наличие скрытых от нас процессов) или будущего (на наличие неожидаемых нами событий) следующие (по большому счёту, это ФИЛЬТРЫ на пути ЛЮБОЙ информации, которая входит в Ваш мозг:

1 этап. ЗАМЕТИТЬ. Обнаружение признаков того, что пора начать целенаправленную и более глубокую и дорогостоящую (и, возможно, рискованную) проверку конкретного признака. Получение признаков того, что в поле вашего зрения находится возможный признак, свидетельствующий о будущих неожиданных событиях или о скрытых процессах в настоящем.

2. ИДЕНТИФИКАЦИЯ. Уточнение. Определение ТИПА процесса в настоящем или события в будущем, то есть, к какому типу событий или процессов относится тот процесс или событие, признак которого мы отловили (заметили).

3. Исследование и нахождение подтверждений либо опровержений первичной гипотезы. По большому счёту, либо мы находим И ДРУГИЕ подтверждения (доказательства, свидетельства), либо находим ДРУГОЕ объяснение  данному признаку.

4. Выбор адекватного и уместного ответа по поводу ВЕРОЯТНОГО в будущем события или скрытого (уже выявленного) процесса.

Попробуем перечислить некоторые из признаков, которые могут служить нам СИГНАЛОМ о том, что нужна более качественная проверка.

Первым признаком того, что вероятность неожиданности в будущем или скрытости от Вас неких процессов в настоящем является ...

что бы вы думали?

Правильно, это - ЛЮБОЕ НЕСОВПАДЕНИЕ ожидаемого и действительного.

И будете правы, конечно, но это Вам НИЧЕГО не даст в плане увеличения Ваших способностей прогнозировать будущее или выявлять скрытые пока от Вас (да и ото всех) процессы в настоящем.

 

Потому что всё это - интерпретации. Выводы, а не информация. Из признака ещё необходимо извлечь информацию.

И тут мы обязааны остановиться и определить для себя, что мы будем считать ИНФОРМАЦИЕЙ, а что - информационным (или иным - эмоциональным, событийным, отошенческим, смысловым) шумом. 

В данной статье я не буду давать ответа на этот важный, базовый, смыслообразующий для данной темы вопрос. Подумайте.

Для разминки нам стоит вернуться к моей статье "Извлечение паттерна", в которой говорится о слабых сигналах, ведь дальнейшая речь пойдёт именно о них, родимых. Настоятельно рекомендую перечитать её прежде чем Вы двинетесь изучать эту тему дальше.

 

Для того, чтобы чему-то научиться в том, что мы изучаем, нам в первую очередь понадобится навык следить за своими интерпретациями настоящего или за своими предположениями о причинах и истоках текущих и наблюдаемых нами процессов и событий. Потому что именно наши интерпретации и предположения и мешают нам замечать простые и бросающиеся в глаза настоящие признаки настоящего или будущего. Естественно, за всеми нашими интерпретациями и предположениями стоят ... да, наши родные УБЕЖДЕНИЯ. И многие ваши убеждения и представления о реальности, о возможном или невозможном могут помешать вам изучать эту тему. Ну ничего, держитесь, потихоньку и всем миром пройдём и изучим. Во всяком случае, если что-либо не будет у вас "сходиться", значит, вы столкнулись с ограничивающим (кого? Вас, естественно!) убеждением, Вашим убеждением, таким родным для Вас, а поэтому и незамечаемым.

Эк как всё сложно-то! Скажете вы. И будете правы.

Эта тема - одна из немногих, которые как антивирус проверит Вас и Ваши опознавательные системы, точно так же как и Ваши системы убеждений.

Так что держитесь! :D

 

Продолжение следует ... 

 

Александр Вакуров

 Иваново, 2015

 

===============

Понравилась, помогла статья?

 

Поделитесь ссылкой с друзьями, коллегами или начальником! 

===============    

 

Опубликовано на www.vakurov.ru